KI-gestützte Erstellung von SAP-Lerninhalten: Automobilhersteller senkt Schulungskosten um 30%
Katalysator Schulungsunterlagen
Herausforderung
Ein deutscher Automobilkonzern führte ein neues SAP-System in seinen weltweiten Produktionsstätten und Vertriebsgesellschaften ein. Der Rollout umfasste insgesamt 12 Länder und 20.000 Anwender. Eine besondere Herausforderung stellte dabei die Schulung der Key User dar, die als Multiplikatoren das Wissen an ihre Teams weitergeben sollten.
Die bisherige Erstellung von Schulungsunterlagen war zeitaufwendig und kostspielig. Für jeden Markt mussten die Inhalte manuell angepasst, in die Landessprache übersetzt und in verschiedene Formate gebracht werden. Oft waren die Unterlagen zum Trainingsstart schon veraltet, da sich Prozesse oder Systeme zwischenzeitlich geändert hatten. Zudem variierte die Qualität je nach Ersteller, so dass kein einheitlicher Wissensstand erreicht wurde.
Um den engen Zeitplan des Rollouts einzuhalten, musste der Automobilhersteller einen Weg finden, Tausende von Key Usern in kurzer Zeit und zu minimalen Kosten zu schulen – und das mit stets aktuellen, standardisierten Lerninhalten, die nativ in der Sprache des jeweiligen Zielmarkts erstellt werden.
Lösung
Der Automobilkonzern entschied sich für den Einsatz von ProcessBridge zur automatisierten Erstellung der SAP-Schulungsunterlagen direkt in den benötigten Landessprachen. Zunächst wurden die Geschäftsprozesse und Systemabläufe des neuen SAP-Systems mit ProcessBridge analysiert und dokumentiert. Auf Basis dieser Prozessdokumentation erstellte ProcessBridge dann automatisch die Schulungsinhalte in verschiedenen Formaten:
- Interaktive Prozesssimulationen als Videos
- Bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitungen als PowerPoint
- Audioanleitungen für unterwegs
Durch den Einsatz von KI-Technologien und vorgefertigten länderspezifischen Templates wurden die Inhalte direkt in den sechs wichtigsten Konzernsprachen erstellt. So entstanden Schulungsunterlagen in höchster sprachlicher Qualität, ohne den Umweg über Übersetzungen gehen zu müssen.
Die fertigen Schulungsunterlagen wurden den Key Usern weltweit über eine zentrale Lernplattform bereitgestellt. Durch die Integration mit dem SAP-System konnte ProcessBridge Änderungen an Prozessen oder Transaktionen erkennen und die Lerninhalte automatisch aktualisieren. So hatten die Anwender in allen Märkten stets Zugriff auf aktuelle, einheitliche Schulungsmaterialien in ihrer Muttersprache.
Ergebnis
Durch den Einsatz von ProcessBridge konnte der Automobilhersteller die Schulungsphase seines SAP-Rollouts massiv beschleunigen. Die automatische Erstellung der muttersprachlichen Unterlagen reduzierte den manuellen Aufwand um 70%. Gleichzeitig sanken die Erstellungskosten um 30%, da der Übersetzungsschritt komplett entfiel.
Die hohe Qualität, Verständlichkeit und Aktualität der Schulungsinhalte führte zu einer sehr hohen Akzeptanz bei den Key Usern. Die Anwender fühlten sich optimal auf ihre Rolle vorbereitet und konnten ihr Wissen effektiv an die Endnutzer weitergeben. Supportanfragen und Nutzerfehler während der Einführungsphase gingen um 28% zurück.
Auch nach dem Rollout profitiert der Automobilhersteller nachhaltig von der ProcessBridge-Lösung. Neue Mitarbeiter werden nun anhand standardisierter, stets aktueller Lerninhalte in ihrer Muttersprache geschult. Bei Änderungen am SAP-System werden die Schulungsunterlagen automatisch angepasst, so dass kein Wissen veraltet. Durch die Funktion, Inhalte direkt in der Zielsprache zu erstellen, können die Schulungen zudem einfach auf neue Märkte ausgerollt werden.
Mit ProcessBridge hat der Automobilkonzern seine SAP-Anwenderschulungen auf ein neues Level gehoben. Durch Automatisierung und KI-Unterstützung werden muttersprachliche Schulungsunterlagen schneller, günstiger und in konsistent hoher Qualität erstellt. Das beschleunigt Rollout-Projekte, verbessert die Akzeptanz bei den Anwendern und spart nachhaltig Kosten in der Weiterbildung.
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